Sistema de libros electrónicos – Preguntas Frecuentes

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1. ¿Qué es un Libro Electrónico?

Es un archivo de formato texto que cumple con las especificaciones (estructuras y validaciones) señaladas por la SUNAT  y tiene valor legal para todo efecto, en tanto sea generado en el Sistema de Libros Electrónicos – SLE mediante el Programa de Libros Electrónicos – PLE.

En el caso del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras se pueden generar de manera electrónica desde los sistemas del contribuyente, mediante el Programa de Libros Electrónicos – PLE, o desde los sistemas de la SUNAT, denominado PORTAL.

Para generar un Libro Electrónico que cuenta con varios sub libros (archivos de formato texto), es necesario contar con todos ellos. Si algún sub libro no contuviese datos deberá incluírsele como un archivo sin información (vacio).

2. ¿Es necesario imprimir el Libro Electrónico?

No es necesario imprimir los Libros Electrónicos. Ni siquiera cuando sea solicitado por la SUNAT, en cuyo caso sólo será necesario presentar el archivo de formato texto y la Constancia de Recepción correspondiente para su verificación.

Mediante la opción “Verificar” del Programa de Libros Electrónicos – PLE cualquier usuario puede comprobar en línea que el archivo de formato texto es o no es el libro generado en el SLE y por tanto con o sin valor legal.

3. ¿El PLE es un software contable?

El Programa de Libros Electrónicos, cuyas siglas es “PLE” no es un software contable.

El PLE es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que sirve para:

  • Realizar validaciones al archivo de formato texto generado de los sistemas informáticos de los contribuyentes;
  • Generar el Libro Electrónico mediante el envío del Resumen del mismo;
  • Verificar si el archivo de formato texto corresponde a la Constancia de Recepción que generó la SUNAT;
  • Consultar el historial del contribuyente; y
  • Generar reportes de los Libros Electrónicos

4. ¿Qué pasa si mi archivo de formato texto tiene errores?

El PLE realiza validaciones al archivo de formato texto generado de los sistemas informáticos de los contribuyentes, en función a la columna de “Observaciones” de las Estructuras establecida para cada Libro Electrónico.

Si encuentra errores el PLE señalará la fila, columna y el tipo de error, lo cual ayudará a revisar las definiciones de los archivos de salida del sistema informático para hacer los ajustes correspondientes.

El PLE mostrará los primeros 1,000 errores detectados.

Cabe precisar que no se podrá generar el Libro Electrónico si el archivo de formato texto no pasa las validaciones del PLE.

5. ¿Cuándo puedo generar el Libro Electrónico?

Para generar el Libro Electrónico, el archivo texto validado previamente por el PLE debe contener toda la información del mes o periodo. Ello implica que no se podrá generar el Libro Electrónico de un periodo sin haberse cerrado el mes o ejercicio que corresponda.

El sistema solo le permitirá generarlo a partir del primer día del mes o ejercicio siguiente, en la medida que sea un libro mensual o anual, respectivamente.

6. ¿Existe un peso máximo del archivo de formato texto?

No existe un peso máximo para el archivo de formato texto. Si el archivo es muy grande, el PLE iniciará un proceso de transferencia de información que culminará con la entrega del Comprobante de Recepción (CdR).

7. ¿Cómo debo cerrar los libros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas?

El contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrónicos – SLE tiene la obligación de cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su afiliación o incorporación al SLE.

Para tal efecto, bastará que inutilice las hojas en blanco mediante una raya o la leyenda “anulado”. No es necesario ir a la SUNAT o a un Notario.

8. ¿Qué diferencia hay entre incorporación, obligación, afiliación y generación en el Sistema de Libros Electrónicos – SLE?

Los contribuyentes incorporados son los Principales Contribuyentes que deben llevar sus Libros Electrónicos por su condición como tal. Los afiliados son quienes voluntariamente se afilian a llevar PLE o Portal.

9. ¿Cómo se debe anotar la Nota de Crédito en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?

Las Notas de Crédito se deben anotar de forma negativa en el Registro de Ventas e Ingresos. Por ejemplo, debe ser: -100.00.
Cabe señalar que, si se utiliza la versión completa, obligatoriamente se debe hacer referencia al comprobante de pago o documento que se modifica en los campos:
– 27 (Fecha de emisión del comprobante de pago o documento original que se modifica);
– 28 (Tipo del comprobante de pago que se modifica);
– 29 (Número de serie del comprobante de pago que se modifica); y
– 30 (Número del comprobante de pago que se modifica).
Cabe precisar que las Notas de Débito (tipo 08) y Notas de Crédito (tipo 07) pueden modificar las Facturas (tipo 01), las Boletas de Venta (tipo 03) y los Tickets o cintas emitidos por máquina registradora (tipo 12).

En el caso de las Notas de Débito Especial (tipo 88) y Notas de Crédito Especial (tipo 87) pueden modificar los Documentos emitidos por bancos, instituciones financieras, crediticias y de seguros que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Banca y Seguros (tipo 13) y los Recibos por servicios públicos de suministro de energía eléctrica, agua, teléfono, telex y telegráficos y otros servicios complementarios que se incluyan en el recibo de servicio público (tipo 14).

En el caso de las Notas de Débito – No domiciliado (tipo 98) y Notas de Crédito – No domiciliado (tipo 97) pueden modificar los Comprobantes de No Domiciliados (tipo 91).
Ahora bien, si varios comprobantes de pago son modificados con una sola Nota de Crédito, se puede hacer referencia a cualquiera de ellos.
Sin embargo, se sugiere que se detalle la relación en los campos libres (campos 35 al 68) a efectos de tener disponible la información en los procesos de auditoría financiera y tributaria.

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