Formalidades del Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta

1. DEFINICIÓN

Los incisos e) y f) del artículo 34º de la Ley del Impuesto a la Renta establecen que para efectos de este impuesto, además de las retribuciones por el trabajo prestado en forma dependiente (remuneraciones), también califican como rentas de quinta categoría:

• Los ingresos obtenidos por el trabajo prestado en forma independiente con contratos de prestación de servicios normados por la legislación civil, cuando el servicio sea prestado en el lugar y horario designado por quien lo requiere y cuando el usuario proporcione los elementos de trabajo y asuma los gastos que la prestación del servicio demanda (inciso e)).

• Los ingresos obtenidos por la prestación de servicios considerados dentro de la cuarta categoría, efectuados para un contratante con el cual se mantenga simultáneamente una relación laboral de dependencia (inciso f)).

Como se observa de lo anterior, la característica principal de este tipo de rentas (llamadas comúnmente como “rentas de cuarta – quinta”) es que aun cuando en principio califiquen como cuarta categoría, sólo para efectos del Impuesto a la Renta recibirán el tratamiento de rentas de quinta categoría, estando sujetas por tanto, a las retenciones que correspondan a éstas.

De acuerdo a lo anterior, ello no significa que califiquen como remuneración para efectos laborales, por lo que no estarán sujetas a los beneficios laborales correspondientes, y menos aún anotarse en la Planilla. Bajo ese contexto, y con la finalidad de anotar y efectuar un control sobre este tipo especial de rentas, la norma tributaria introdujo el “Libro de Retenciones Incisos e) y f) del Artículo 34º de la Ley del Impuesto ala Renta” (en adelante “Libro de Retenciones”), en el cual precisamente se deben anotar los pagos por las rentas de los incisos antes señalados, y sus correspondientes retenciones, de ser el caso.

• El Libro de Retenciones sustenta la deducción de estos gastos para efectos del Impuesto a la Renta, en la medida que los generadores de este tipo de rentas no tienen la obligación de emitir comprobantes de pago.

• Al calificar como quinta categoría las rentas de los incisos antes señalados, estarán sujetas a las retenciones correspondientes por Impuesto a la Renta.

De tratarse de rentas del inciso e), la retención deberá figurar en el Libro de Retenciones. En tanto, de tratarse de rentas del inciso f), la retención deberá figurar en la Planilla correspondiente.

2. OBLIGADOS A LLEVAR EL LIBRO DE RETENCIONES

El Libro de Retenciones es de uso obligatorio para aquellas personas que paguen los tipos de rentas antes señalados. Así lo estableció el inciso j) del artículo 21º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.

retencionesincisos01

EXCEPCIÓN A SU LLEVADO:

Los sujetos que paguen este tipo de rentas y que estén obligados a presentar el PDT Planilla Electrónica, Formulario Virtual Nº 601, o aquellos que sin estarlo, ejerzan la opción de llevar dicha planilla para presentarla ante el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, están exceptuados de llevar este libro.

3. FORMALIDADES

 a) Datos de Cabecera

El Libro de Retenciones debe contar con los siguientes datos de cabecera:

• Denominación del libro o registro.

• Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

• Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

No obstante lo anterior, si el citado libro es llevado en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

b) Registro de las Operaciones

Al efectuar el registro de las operaciones en el Libro de Retenciones, el sujeto obligado deberá efectuar dicha anotación:

• En orden cronológico.

• De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas

• Totalizando sus importes.

• Utilizando los términos “VAN” y “VIENEN” según corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente.

Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro de Retenciones que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente.

Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro de Retenciones que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artículo 87º del Código Tributario*.

* De acuerdo a esta disposición, los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo que se trate de contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministro de Economía y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrán llevar la contabilidad en dólares de los Estados Unidos de América.

• En folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios.

4. OBLIGACIÓN DE LEGALIZAR

Además de las formalidades señaladas en el punto anterior, debe considerarse que el Libro de Retenciones debe ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

5. PLAZO MÁXIMO DE ATRASO

De acuerdo al Anexo Nº 2 de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, el Libro de Retenciones puede ser llevado con un plazo máximo de atraso de diez (10) días hábiles contados desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que se realice el pago.

Libro o Registro vinculado a Asuntos Tributarios Máximo atraso permitido Acto o circunstancia que determina el inicio del plazo para el máximo atraso permitido
Libro de Retenciones Incisos e) y f) del Artículo 34º de la LIR Diez (10) días hábiles Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en se realice el pago.

En todo caso, de llevarse con un atraso mayor al antes indicado, será aplicable la infracción tipificada en el numeral 5 del artículo 175º del Código Tributario la que señala que constituye infracción, el llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad que se vinculen con la tributación.

6. FORMATO E INFORMACIÓN MÍNIMA

A partir del 01.07.2010 los contribuyentes obligados a llevar el Libro de Retenciones deberán utilizar el siguiente formato:

FORMATO DESCRIPCIÓN
FORMATO 4.1 Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34º de la LIR

En ese caso, la información mínima a ser consignada en el citado formato, será la siguiente:

a) Fecha de retención, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribución o, en su defecto fecha de pago de la retribución.

b) Información de la persona que prestó el servicio, de acuerdo a lo siguiente:

(i) Tipo de documento de identidad

(ii) Número del documento de identidad, de ser el caso.

(iii) Apellidos y Nombres.

c) Información de la retribución, de acuerdo a lo siguiente:

(i) Monto bruto de la retribución.

(ii) Monto de las retenciones efectuadas.

(iii) Monto neto de la retribución.

d) Totales.

 APLICACIÓN PRÁCTICA

La empresa “INVERSIONES SANTA ROSA” S.A.C. dedicada a la compra venta de computadoras y accesorios, ha suscrito con uno de sus trabajadores, un contrato al amparo del inciso f) del artículo 34º dela Ley del Impuesto a la Renta, a través del cual, éste realizará una revisión del sistema informático de la empresa. Sobre el particular, nos consultan cómo registrar el pago de esta renta en el Libro de Retenciones. Considerar que el monto del contrato es de S/. 12,000 el cual fue abonado el 15.06.2010.

SOLUCIÓN:

De acuerdo a los supuestos que nos proporciona la empresa “INVERSIONES SANTA ROSA” S.A.C., el llenado del Libro de Retenciones sería de acuerdo a lo siguiente:

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Es importante mencionar que en este caso, la renta obtenida por el trabajador será adicionada a su Remuneración Anual Proyectada, a efectos de determinar la retención correspondiente al mes en que percibió dicha renta. De ser así, la citada retención no será consignada en este libro, sino en la Planilla Electrónica, Formulario Virtual Nº 601.

7. EXCEPCIÓN A LA OBLIGACIÓN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA INFORMACIÓN MÍNIMA

En relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Libro de Retenciones, es importante recordar que la Séptima Disposición Complementaria y Final de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicación.

En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continúas. Como se observa de lo anterior, sólo en tanto se lleve el Libro de Retenciones en forma manual, existirá la obligación de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Libro de Retenciones en Hojas sueltas o continuas, no existirá la obligación de observar el citado formato.

De otra parte, y en cuanto a la información mínima, la referida sétima disposición complementaria y final también ha señalado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

Lo antes señalado, lo podríamos resumir en el siguiente cuadro:

OBLIGACIÓN DE UTILIZAR LOS FORMATOS
Cuando el Libro de Retenciones es llevado en forma manual. Es obligatoria
Cuando el Libro de Retenciones es llevado mediante hojas sueltas o continúas. No es obligatoria

OBLIGACIÓN DE OBSERVAR INFORMACIÓN MÍNIMA
Sujetos obligados a incluir toda la información en el Libro de Retenciones. Es obligatoria
Sujetos no obligados a incluir determinada información en el Libro de Retenciones Podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

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