El Nuevo Registro de compras en la Contabilidad

1. DEFINICIÓN

El Registro de Compras es un libro auxiliar obligatorio en el que se anotan las adquisiciones tanto de bienes o servicios, que efectúa la empresa, en el desarrollo de sus actividades económicas.

2. OBLIGADOS A LLEVARLO

Están obligados a llevar el Registro de Compras, en principio los contribuyentes del IGV. Sin embargo, y adicionalmente a esto, cabe recordar que también están obligados a llevar este registro los sujetos acogidos al Régimen General del Impuesto a la Renta, independientemente del nivel de ingresos que obtengan, así como aquellos sujetos acogidos al Régimen Especial de este impuesto.

3. FORMALIDADES

a) Datos de Cabecera

El Registro de Compras, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, debe contar con los siguientes datos de cabecera:

• Denominación del registro.

• Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

• Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

No obstante lo anterior, tratándose del Registro de Compras llevado en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

b) Registro de las Operaciones

Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Compras, el sujeto obligado deberá efectuar dicha anotación:

• En orden cronológico.

• De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas.

• Totalizando sus importes.

• Utilizando los términos “VAN” y “VIENEN” según corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Ventas e Ingresos que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Compras que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artículo 87º del Código Tributario (*).

* De acuerdo a esta disposición, los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo que se trate de contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministro de Economía y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrán llevar la contabilidad en dólares de los Estados Unidos de América.

• En folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios.

c) Oportunidad de la anotación de los Comprobantes de Pago

En relación al Registro de Compras, es importante mencionar que para determinar el valor mensual de las operaciones realizadas, los obligados a llevar este registro deberán anotar sus operaciones, así como las modificaciones al valor de las mismas, en el mes en que éstas se realicen. En ese caso, los contribuyentes tomarán el IGV como Crédito Fiscal en dicho período.

No obstante y de acuerdo a lo dispuesto por la Ley Nº 29215, es posible que dicha anotación se efectúe dentro de los doce (12) meses siguientes al de su emisión. Así lo prevé el artículo 2º de la citada norma según el cual, “Los comprobantes de pago y documentos a que se refiere el inciso a) del artículo 19 del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo deberán haber sido anotados por el sujeto del impuesto en su Registro de Compras en las hojas que correspondan al mes de su emisión o del pago del Impuesto, según sea el caso, o en el que corresponda a los 12 (doce) meses siguientes, debiéndose ejercer en el período al que corresponda la hoja en la que dicho comprobante o documento hubiese sido anotado. A lo señalado en el presente artículo no le es aplicable lo dispuesto en el segundo párrafo del inciso c) del artículo antes mencionado”.

4. OBLIGACIÓN DE LEGALIZAR

Además de las formalidades señaladas en el punto anterior, debe considerarse que el Registro de Compras debe ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

5. PLAZO MÁXIMO DE ATRASO

El Registro de Compras no podrá tener un atraso mayor a diez (10) días, contados desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recepcione el comprobante de pago respectivo.

6. FORMATO E INFORMACIÓN MÍNIMA

El Registro de Compras será llevado utilizando el Formato 8.1 “REGISTRO DE COMPRAS”, en el cual deberá incluirse en columnas separadas, la siguiente información mínima:

INFORMACIÓN MÍNIMA

OBSERVACIÓN

Número correlativo del registro o código único de la operación de compra
Fecha de emisión del comprobante de pago o documento Debe tenerse en cuenta que el artículo 6º delReglamento de Comprobantes de Pago regula la oportunidad en que deben ser emitidos y entregados estos documentos.
Fecha de vencimiento o fecha de pago Esta columna, sólo deberá ser utilizada tratándose de recibos por servicios públicos, retenciones de IGV en Liquidaciones de Compra, pago de IGV en importaciones, entre otros, en donde el crédito fiscal del IGV se utiliza partir del pago del impuesto.Por ello, deberíamos anotar:• Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros de energía eléctrica, agua potable y servicios telefónicos, telex y telegráficos, lo que ocurra primero.

• Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de compra.

• Fecha de pago del impuesto que grave la importación de bienes, utilización de servicios

prestados por no domiciliados o la adquisición

de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.

Tipo de comprobante de pago o documento Para estos efectos, deberá considerarse la Tabla 10 de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, la cual establece los diferentes códigos de los tipos de comprobantes de pago. Debe recordarse que los códigos que usualmente se utilizanson:- 01 Facturas

- 04 Liquidaciones de compra

- 12 Tickets emitidos por máquina registradora

- 14 Recibos de servicios públicos.

Serie del comprobante de pago o documento.Tratándose de importaciones, deberá consignarse el Código de la dependencia aduanera De acuerdo al numeral 4 del artículo 9º del Reglamento de Comprobantes de Pago, la numeración de estos documentos, con excepción de los tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras, consta de 10 dígitos de los cuales:a) Los tres primeros, de izquierda a derecha corresponden a la serie y son empleados para identificar el punto de emisión.b) Los siete números restantes, corresponden al número correlativo, el cual para cada serie establecida comenzará sin excepción de 0000001, pudiendo omitirse la impresión de los ceros a la izquierda.

No obstante lo anterior, cuando se trate de una importación, deberá consignarse el Código de la dependencia que emitió la Declaración Única de Aduanas o la Declaración Simplificada de Importación, según corresponda, de acuerdo a la Tabla 11.

Año de emisión de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación Esta columna sólo deberá ser utilizada en los casos que estemos ante una importación.
Número del Comprobante de Pago En los casos que corresponda, deberá consignarse el documento o número de orden del formulario físico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto, tratándose de liquidaciones de compra, utilización de servicios prestados por no domiciliados u otros, número de la Declaración Única de Aduanas, de la Declaración Simplificada de Importación, de la Liquidación de Cobranza u otros documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crédito fiscal en la importación de bienes.
Tipo de documento de identidad del proveedor Para estos efectos debe utilizarse la Tabla 2 de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, la cual incluye entre otros, los siguientes códigos:1 DNI4 Carnet de Extranjería

6 RUC

7 Pasaporte

Número de RUC del proveedor En los casos en que se emitan Liquidaciones de Compra deberá anotarse el número de documento de identidad del proveedor de los bienes.
Apellidos y Nombres, denominación o razón social del proveedor. Es importante precisar que en el caso de adquisiciones a personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden:1er lugar, el apellido paterno,2º lugar, el apellido materno y,

3er lugar, el nombre completo.

Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas exclusivamente a operaciones gravadas y/o de exportación. Las adquisiciones que deberán anotarse en estas columnas, serán aquellas que permiten utilizar el IGV de compras como crédito fiscal. Sobre el particular, sugerimos revisar los requisitos sustanciales y formales previstos en los artículos 18º y 19º de la Ley del IGV.Así, uno de los requisitos sustanciales previstos en el artículo 18º de la citada ley, condiciona la utilización del IGV de compras, a que la adquisición realizada se destine a operaciones por las que se deba pagar el impuesto.En ese sentido, de cumplirse con esta condición, tendremos derecho al crédito fiscal, de lo contrario, no se tendrá tal derecho.
Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas. Si un contribuyente, realiza operaciones gravadas y no gravadas con el IGV, en principio tiene la obligación de identificar sus adquisiciones gravadas con el IGV, dependiendo de su destino. Así, sí una parte de las adquisiciones gravadas las destina a operaciones gravadas, no debería tener problema en tomar el IGV como crédito fiscal. Sí otra parte de las adquisiciones gravadas las destina para realizar operaciones no gravadas, es evidente que no podrá tomar como crédito fiscal, el IGV correspondiente.
Monto del Impuesto General a las Ventascorrespondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en la columna anterior Sin embargo, si tiene adquisiciones gravadas con el IGV cuyo destino no es posible determinar claramente, por que son destinadas de manera conjunta a realizar operaciones gravadas y no gravadas, la determinación del crédito fiscal de esas adquisiciones deberá realizarse aplicando lo dispuesto por el numeral 6 del artículo 6º del Reglamento de la Ley del IGV, que regula la aplicación de la prorrata.Precisamente la base imponible y el IGV de estas adquisiciones son las que se consignan en estas columnas.
Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación. En estas columnas deben anotarse, tanto la base imponible como el IGV de las adquisiciones gravadas con este impuesto, cuyo destino será realizar operaciones no gravadas con el impuesto, por lo que en ningún caso podremos tomar el IGV como crédito fiscal, debiendo considerarse este monto como costo o gasto para efectos del Impuesto a la Renta.
Monto del Impuesto General a las Ventascorrespondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en la columna anterior
Valor de las adquisiciones no gravadas En esta columna, anotaremos el valor de las adquisiciones no gravadas con el IGV, por estar exoneradas o inafectas a este impuesto.
Monto del Impuesto Selectivo al Consumo Sólo en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como deducción. Es importante recordar que los únicos supuestos en que se puede tomar el ISC como deducción, ocurriría en la venta en el país por el importador de los bienes especificados en el literal A del Apéndice IV de la Ley del IGV e ISC.
Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible.
Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago.
Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda. En estos casos se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto del impuesto pagado y el referido impuesto.Dicha información se consignará, según corresponda, en las columnas utilizadas para señalar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.
Número de la constancia de depósito deDetracción La necesidad de consignar esta información, surge de las normas que regulan el Sistema de Detracciones, pues según ellas tratándose de operaciones sujetas a este sistema, el adquirente del bien o usuario del servicio que sea sujeto obligado a efectuar el depósito, tiene la obligación de anotar en el Registro de Compras el número y fecha de emisión de las constancias de depósito correspondientes a los comprobantes de pago registrados
Fecha de emisión de la constancia de depósito de la detracción
Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia. Debe recordarse que de acuerdo al numeral 17 del artículo 5º del Reglamento de la Ley del IGV en el caso de operaciones realizadas en moneda extranjera, la conversión en moneda nacional se efectuará al tipo de cambio promedio ponderado venta, publicado por la SBS en la fecha de nacimiento de la obligación tributaria, salvo en el caso de las importaciones en donde la conversión a moneda nacional se efectuará al tipo de cambio promedio ponderado venta publicado por la mencionada Superintendencia en la fecha de pago del Impuesto correspondiente. En todo caso, en los días en que no se publique el tipo de cambio referido se utilizará el último publicado.
En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica. Para estos efectos, se deberá registrar la siguiente información:i) Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.ii) Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10).

iii) Número de serie del comprobante de pago que se modifica.

iv) Número del comprobante de pago que se modifica.

Es importante mencionar que el monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.

De la misma forma, el monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas antes señaladas.

Totales

APLICACIÓN PRÁCTICA

La empresa “ITS BUSINESS SAC ” dedicada a la comercialización de escritorios, es contribuyente del Régimen General del Impuesto a la Renta, estando obligada a llevar el Registro de Compras. Sobre el particular, el contador de la citada empresa nos pide ayuda a efectos de anotar en el citado registro, las siguientes operaciones realizadas durante el mes de Enero de 2012:

1. Con fecha 15.01.2012 se adquiere 24 Escritorios Personales (mercaderías) por un valor total de S/. 12,000 más IGV al proveedor “SANTA LUZMARINA ” S.R.L. según factura Nº 001-28958.

2. Con fecha 21.01.2012 se adquiere 120 Escritorios Personales (mercaderías) por un valor total de S/. 60,000 más IGV al proveedor “INVERSIONES APOLLO ” S.R.L. según factura Nº 001-5748. Se gira el cheque Nº 003 para su cancelación.

3. Con fecha 25.01.2012 se adquiere 36 Escritorios Personales (mercaderías) por un valor total de S/. 18,000 más IGV al proveedor “IMPORTACIONES NEXUS ” S.R.L. según factura Nº 001-23895.

4. Con fecha 28.01.2012 devolvemos a nuestro proveedor “SANTA LUZMARINA ” S.R.L 10 escritorios personales, adquiridos según factura Nº 001-28958, emitiéndonos para tal efecto, la Nota de Crédito Nº 001-0001.

5. Con fecha 31.01.2012 nuestro proveedor “INVERSIONES APOLLO ” S.R.L. nos emite la Nota de Débito Nº 001-0001 por S/. 1,000 más IGV para cobrarnos por la diferencia de precio de los bienes vendidos, según factura Nº 001-5748.

SOLUCIÓN:

De acuerdo a los supuestos que nos proporciona la empresa “ITS BUSINESS SAC ”, el llenado del Registro de Compras sería de acuerdo a lo siguiente:

Ver Formato 8.1 – “Registro de Compras”

7. EXCEPCIÓN A LA OBLIGACIÓN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA INFORMACIÓN MÍNIMA

En relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Registro de Compras, es importante recordar que la Séptima Disposición Complementaria y Final de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicación.

En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continúas. Como se observa de lo anterior, sólo en tanto se lleve el Registro de Compras en forma manual, existirá la obligación de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Registro de Compras en Hojas sueltas o continuas, no existirá la obligación de observar el citado formato.

De otra parte, y en cuanto a la información mínima, la referida sétima disposición complementaria y final también ha señalado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

Lo antes señalado, lo podríamos resumir en el siguiente cuadro:

OBLIGACIÓN DE UTILIZAR LOS FORMATOS

Cuando el Registro de Ventas de Compras es llevado en forma manual Es obligatoria
Cuando el Registro de Ventas de Compras es llevado mediante hojas sueltas o continúas No es obligatoria

OBLIGACIÓN DE OBSERVAR INFORMACIÓN MÍNIMA

Sujetos obligados a incluir toda la información en el Registro de Compras Es obligatoria
Sujetos no obligados a incluir determinada información en el Registro de Compras. Podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información

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