Boletas de Pago Digitales para Trabajadores en Planillas

¿Están listas las empresas para migrar al formato electrónico?

Boleta de pago electrónica

En el presenta año 2017 se inicia el uso de boletas electrónicas como medida de simplificación administrativa el cual contiene disposiciones para la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral (Decreto Legislativo N° 1310 de fecha 31 de diciembre del 2016)
Dicha norma autoriza el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas, de acuerdo a las siguientes disposiciones:

En todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por su firma digital

Conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil; o, su firma electrónica, emitida conforme a lo regulado por la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; así como hacer uso de microformas, conforme a lo regulado por el Decreto Legislativo N° 681.

VisualPlan Software de Planilla de Trabajadores

En este supuesto no se requiere firma de recepción del trabajador

Cuando en el marco de un procedimiento administrativo o inspectivo o a fin de acceder a servicios de la Autoridad Administrativa de Trabajo, la autoridad competente requiera la presentación de documentos que forman parte de los archivos del empleador, de una organización sindical, del trabajador, ex trabajador o de terceros; estos pueden, a elección del administrado, ser presentados en versión digitalizada del original.
Para todo efecto legal, los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago. Las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales deben observar esta disposición en sus actuaciones. Para el caso de la Oficina de Normalización Previsional, el empleador podrá destruir la información de planillas de pagos de periodos anteriores a julio de 1999 previa digitalización con valor legal o entregarla físicamente a la mencionada entidad.
Para el acceso a los servicios de la Autoridad Administrativa de Trabajo, dispuestos mediante el Decreto Legislativo N° 910, sólo se requiere la acreditación del vínculo laboral vigente o finalizado, según sea el caso.

Un punto muy importante para acreditar le entrega virtual es la Planilla Electrónica, T-Registro, cuando registramos o modificamos los datos de los trabajadores aparece una opción para registrar el correo electrónico del trabajador, este dato nos servirá para acreditar la veracidad del mail proporcionado por el prestador de servicios.

Asimismo debemos obligatoriamente contar con un aplicativo – software que me permita convertir los archivos digitales en LEGALES el cual tiene que incluir la firma digital (certificado digital), sobre este aspecto hay en el medio empresas proveedoras de este tipo de servicio, también un software de planilla de trabajadores, uno de Ellos con el cual vienen trabajando muchas empresas es VISUALPLAN, visualplan permite un control de haberes, descuentos y aportes a nivel individual y general, actualizado con las normas laborales y tributarias, además ha sido auditado por SUNAFIL en algunas empresas donde vienen funcionando.

Roberto Maldonado Ortega

Roberto Maldonado Ortega

Especialista en Derecho Laboral, Derecho Tributario y Tecnología de la Información

 

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